5 sfaturi și trucuri pentru marketingul evenimentelor tale

Nu în ultimul rând datorită „distanțării sociale”, care a îngreunat organizarea evenimentelor din cauza pandemiei, sezonul evenimentelor revine în forță. Abia așteptăm să ne reîntâlnim cu colegii din domeniu, să cunoaștem oameni noi, să discutăm despre meserie sau pur și simplu să stăm la poveste. Este un lucru bun, dar face ca organizarea evenimentelor să devină oarecum excesivă, astfel încât există destul de multe dintre acestea. Cum reușești, așadar, să atragi cât mai mulți invitați? Avem pentru tine 5 sfaturi pentru un marketing de evenimente de succes.

1 | Baza: site-ul web

Dacă undeva în pădure a căzut un copac și nimeni nu a raportat acest lucru, a căzut el cu adevărat? Această întrebare din domeniul științelor comunicării se poate aplica cu ușurință și evenimentului tău. Dacă evenimentul tău are loc undeva și nimeni nu a aflat despre el, a avut loc cu adevărat? Sau, altfel spus: cât de triști sunt organizatorii când trebuie să golească singuri bufetul?

Așadar, primul pas către un eveniment cu mulți participanți este site-ul web! Știm cu toții din propria experiență: când auzim de un eveniment, dar nu găsim niciun site web dedicat acestuia, ne pare extrem de ciudat. Oare am auzit greșit sau îmi amintesc ceva greșit?

Nu vă faceți griji, nu este nevoie să fie un site web costisitor, ci doar o pagină pe care toate informațiile importante și eventualele noutăți să fie vizibile rapid și ușor. Printre aceste elemente se numără:

• Unde și când are loc evenimentul.
• Când începe exact evenimentul (deschiderea porților, dezbateri, momente speciale) – tocmai aceste informații sunt cele mai căutate de vizitatori cu puțin timp înainte de începerea evenimentului.
• Cum se realizează înregistrarea (poate există chiar o aplicație proprie care poate fi descărcată, sau cel puțin un link cu înregistrare personală sau o trimitere către o pagină de eveniment pe Facebook).

Site-urile de acest gen pot fi, de obicei, create „in-house” sau realizate cu ajutorul unei agenții. Cel mai bine este să pui crearea site-ului la începutul listei tale de sarcini legate de eveniment, deoarece adresa ar trebui să fie deja menționată pe toate materialele publicitare ulterioare.

2 | Cea mai simplă variantă: folosiți propriile mijloace de comunicare

Cea mai simplă și, probabil, cea mai eficientă modalitate de a-ți informa clienții existenți despre evenimentul tău o reprezintă canalele de comunicare deja existente. Există cumva buletine informative periodice în care poți anunța evenimentul din timp? Poți publica una sau două postări de anunț în feed-ul paginii tale de social media? Se publică cumva o revistă pentru clienți în care s-ar putea dedica evenimentului chiar o pagină sau două? Important aici este să nu exagerați. Da, evenimentul este important, însă menționarea lui de nenumărate ori timp de luni de zile în fiecare comunicare ar putea duce la o anumită saturație, mai ales dacă unii clienți s-au înscris deja de mult timp. 

Pentru a reveni la aspectul foarte important al „anunțului din timp”, aici se aplică probabil principiul „cu cât mai devreme, cu atât mai bine”, deoarece, așa cum s-a menționat deja la început, în calendarul evenimentelor există o concurență acerbă. Dacă evenimentul este deja marcat cu roșu în calendarul anual al clientului, ai câștigat deja. Dacă altcineva și-a asigurat deja acest loc, va fi dificil (vezi bufetul cu autoservire).

3 | Partea complicată: atragerea de clienți noi

Desigur, ne bucurăm să vedem fețe cunoscute la evenimentul nostru. Dar și fețele noi ne ajută să avansăm din punct de vedere comercial. Desigur, acești potențiali vizitatori ai evenimentului nu pot fi atinși prin propriile canale CRM (adică prin gestionarea clienților existenți). Deoarece achiziția de clienți noi este un domeniu foarte diversificat și ar depăși cadrul acestui mic subpunct, voi spune doar atât: cine ar putea fi potențialii clienți noi și cum îi pot contacta? Indiferent dacă îi abordez prin campanii de targetare specială prin reclame pe rețelele sociale sau prin campanii out-of-home plasate strategic (vezi articolele noastre pe această temă Publicitate exterioară), dacă nu știu cine ar trebui să fie viitorii vizitatori, va fi dificil, costisitor și cu puține șanse de a avea cozi lungi la intrare. 

4 | Clasa regină: invitații personalizate

Să revenim la tema rezervării locurilor în calendarul de evenimente 2025. Dacă te gândești cât de mult îți poate aduce un client fidel, atât din punct de vedere financiar, cât și personal, atunci nu face economii la realizarea Invitații. Tocmai aici vă puteți da frâu liber creativității, alegând materiale de înaltă calitate sau potrivite temei. Chiar și deschiderea invitației ar trebui să fie un eveniment în sine; prin personalizare, cititorul se simte apreciat și nu aruncă imediat opera de artă tipografică la gunoiul de hârtie.

Dacă poate nu ești persoana potrivită pentru a crea astfel de invitații, cu siguranță există colegi în compania ta care ar fi încântați să se ocupe de asta. Dacă nu este cazul, există numeroase opțiuni și pentru această ocazie Agenții din apropierea ta, care vă stau alături cu toată energia. Și încă o dată: invitațiile personale nu ar trebui neglijate din motive de cost, pentru că sunt pur și simplu prea importante!

5 | „Der Aufheizer”: o privire în culise

„Sculptura de gheață în mărime naturală și înghițitorii de foc au sosit deja”. Chiar dacă nu toate noutățile au un astfel de impact asupra publicului, ele merită să fie comunicate prin canalele de social media. Apropo de rețelele sociale – mai ales în cazul evenimentelor, merită să deschideți o pagină de eveniment pe Facebook. Aici, vizitatorii pot rămâne mereu la curent cu noutățile, pot interacționa, pot vedea cine și-a confirmat prezența (dacă nu ar exista opțiunea „poate”, puțin utilă, dar des folosită, printre opțiunile de confirmare) și pot primi o notificare la timp cu privire la eveniment. Deși o astfel de pagină de Facebook nu ar trebui să înlocuiască complet site-ul web, aceasta îl poate completa în orice caz.

O privire în culise poate reînnoi mereu interesul pentru eveniment. De exemplu, dacă a fost invitat un vorbitor foarte interesant sau a fost angajat un furnizor de catering exclusiv, acestea sunt noutăți care au o anumită relevanță atât pentru cei care și-au confirmat participarea, cât și pentru cei încă indeciși. Și da, sculpturile în gheață și înghițitorii de foc nu sunt niciodată o idee rea…