Planificați petrecerile de firmă – pentru ca acestea să fie de neuitat!

Tocmai despre asta este vorba: să planifici un eveniment de neuitat! Poți să „testezi” asta pe tine însuți: ce îți amintești (mai ales dacă lucrezi de mai mult timp la angajatorul tău)? La ședința de coordonare numărul 24? Sau la petrecerile de firmă, la care ai putut în sfârșit să discuți mai relaxat cu colegii și superiorii și să te distrezi?

Deși petrecerile de firmă ocupă un loc atât de important în parcursul profesional, planificarea unei astfel de petreceri se face adesea mai degrabă pe lângă alte activități. Așadar, sarcinile imense trebuie îndeplinite în paralel cu volumul de muncă zilnic, iar acest lucru este păcat, deoarece, așa cum am spus, petrecerile de firmă pot deveni adevărate repere în parcursul unei companii. Dar unele lucruri nu pot fi schimbate; ceea ce se poate schimba, însă, este să se realizeze planificarea în mod eficient și, cel mai bine, să nu se repete greșelile pe care alții le-au făcut deja. Aici intervine articolul nostru despre planificarea petrecerilor de firmă!

Tipul de sărbătoare – ce sărbătorim, de fapt?!

Această întrebare este banală, dar reprezintă un punct de plecare solid pentru o planificare de succes. Aniversarea companiei, lansarea unui produs, un eveniment de team building sau petrecerea anuală de Crăciun? Ce anume se sărbătorește, de fapt? În funcție de acest lucru, se pot stabili aspecte esențiale, cum ar fi locația și numărul de participanți. Astfel, în cazul evenimentelor de team building, este adesea bine să „ieși pur și simplu din rutină”; gândirea „out of the box” nu funcționează întotdeauna în mijlocul „cutiei”, adică în propriile birouri sau spații ale companiei. Dacă, de exemplu, sunt invitate și familiile angajaților, este nevoie pur și simplu de mai mult spațiu pentru activități, însă o lansare de produs poate fi sărbătorită și în propriile spații, cu puțină pregătire și creativitate.

Cine sărbătorește cu cine?

În funcție de ocazie, se poate începe întocmirea listei de invitați. Aici ar trebui să aibă loc o coordonare strânsă cu toate părțile implicate – deoarece nimic nu este mai jenant decât să uiți pur și simplu de anumiți angajați, adică să nu-i inviți. La festivități vor participa doar angajații, sau și persoane din afara companiei? De exemplu, clienții sau familiile angajaților? În funcție de numărul de participanți, se poate alege locația.

Cum sărbătorim?

Adesea ne gândim că câteva pahare, farfurii și gustări mici sunt de fapt suficiente, deoarece oamenii vor doar să sărbătorească împreună. Pentru ca o astfel de organizare să se transforme într-o petrecere reușită, este probabil nevoie de o „echipă de petrecăreți” foarte experimentată, adică funcționează doar în foarte puține cazuri… Mai bine planifică la scară mare și apoi scurtează lista de evenimente. Nu omite nicio idee și, mai ales, dă frâu liber creativității tale:

• Motto?
• DJ / Muzică live?
• Apariții pe scenă?
• Artisti de cabaret/prezentatori/vorbitori motivaționali?
• Gastronomie?
• Loc de desfășurare a evenimentului?
• Dotări și ofertă? 

Poate că am putea transforma chiar și asta într-o zi de sărbătoare cu:

• un tur ghidat, de exemplu, la o fabrică de bere
• colaborare la o cursă de cutii de săpun, de exemplu
• o zi de drumeție cu provocări speciale
• Eveniment culinar comun

Gândește-te foarte bine ce program de divertisment se potrivește oaspeților tăi. Cel mai bine este să discuți cu conducerea echipei respective despre ce este potrivit pentru fiecare angajat. Dacă planifici pentru oaspeți externi, ar trebui să iei în considerare și ce se potrivește acestora. Pe scurt: totul este posibil, cel puțin până când se stabilesc limitele bugetare (de aceea am plasat în mod intenționat acest „factor perturbator” la sfârșitul acestui articol, ca să spunem așa, pentru a nu strica atmosfera).

Invitați, invitați, invitați

În timp ce probabil aproape toată lumea așteaptă petrecerea de Crăciun – aceasta fiind, așa cum se știe, o tradiție anuală – în cazul evenimentelor speciale „unice” trebuie să căutăm soluții de comunicare mai creative. Și aici, totul depinde de ce anume se sărbătorește. Astfel, o invitație bine concepută, trimisă prin poștă, poate conferi un caracter mai oficial lansării unui produs. Pentru un eveniment de team building, ar putea fi suficient un e-mail, o invitație la ședință și un afiș amplasat într-un loc vizibil din birou, din halele companiei sau din bucătăria de serviciu.

Cum organizez totul?

Aici ajungem la punctul cel mai dificil, respectiv la cel de care probabil se tem majoritatea organizatorilor: planificarea propriu-zisă! Un sfat bun, care poate fi însă și unul rău: poate că există colegi care au fost încredințați în trecut cu planificarea petrecerilor de firmă, au acumulat deja experiență în acest sens și o pot împărtăși. Nu trebuie, ca să zicem așa, să porniți de la zero. Dar acesta este și aspectul negativ al întregii situații, deoarece nu ar trebui să reutilizați 1:1 vechile modele de planificare. Ideile noi pot aduce un suflu proaspăt petrecerilor – dacă, de exemplu, aceeași locație a fost aleasă deja pentru a x-a oară, poate că ar fi timpul pentru ceva nou?

Poate fi, de asemenea, foarte util să întrebi în cadrul companiei dacă există colegi motivați care să te ajute. Adesea, tocmai acei colegi de la care te aștepți cel mai puțin sunt cei care se ridică la înălțimea sarcinii și, cu un angajament extraordinar, planifică, organizează, pun în practică și fac ca evenimentul să fie de neuitat.

„Factor perturbator”: bugetul

În cele din urmă, desigur, și bugetul este decisiv pentru planificare. Așadar, dacă bugetul ajunge doar pentru a angaja un artist de cabaret, dar nu mai rămân bani nici pentru mâncare, nici pentru cadouri de Crăciun, este posibil ca bugetul să fi fost alocat greșit – iar colegii vor fi, aproape sigur, frustrați (cu excepția cazului în care artistul de cabaret este cu adevărat foarte amuzant). O coordonare cu departamentul financiar poate aduce atât claritate, cât și potențial de economii: oare anumite părți ale petrecerii sau chiar întregul eveniment sunt deductibile fiscal?

În concluzie, o bună pregătire poate economisi timp, care poate fi folosit direct pentru aspectele plăcute ale planificării: să-ți dezvolți ideile și creativitatea, precum și să culegi toate laurii și laudele în calitate de organizator!